保護者からの同じ質問に教室の記録から答える

困りごと: 同じ質問の何が悪いのか

一つひとつは小さな質問です。問題はそれが先生個人に対して時間を選ばず届くことです。レッスンの合間や夜に返事して、翌週また別の方からと同じことを繰り返します。

先生は常に答えられる状況にあるとは限りません。報告書を書いている間や次のレッスンの直前など、次の作業を考えていたのに質問を受けて忘れてしまう経験ありませんか？

LINEやメールなら回答できるときに回答すればいいかと思いきや、人間は後でやらなければならないことが積み重なるとその分だけ集中力が低下してしまいます。

その結果授業の質低下や事務作業にかかる時間の増加、そもそも返信を忘れてしまうといったことが起きてしまいます。

答え方が先生や日によって少しずつ変わってしまうことも負担です。言葉にはニュアンスによって違う捉え方ができてしまうので、「前は違うと言われた」と後で小さな行き違いになってしまうことも。

そして、答えた内容は先生のLINEや頭の中だけに残ります。教室として「この件はこう決めている」と残せる場所がありません。

いまどうしているか

多くの教室では、生徒や保護者から聞かれるたびに先生が個別で答えています。手間はかかりますが、相手に合わせて言えるので、これはこれで丁寧な形です。

入会時の案内に書いておく教室もあります。ただ紙はその時に読んで紛失してしまうことも多く、結局また聞かれます。

また、想定される質問を全て紙に書いておくということも無理があります。紙面には書ける文字数に制限があり、何枚にも渡ってプリントしていると教室と生徒双方の負担になります。

教室のホームページによくある質問を書く教室もあります。書けば聞かれる回数は減りますが、保護者は探すより聞くほうが早いので結局同じ質問は続きます。

T-Recs だとどうなるか

教室の情報を教室のWikiに書いておきます。振替のルール、持ち物、年間予定、月謝のこと。オーナーと先生は直接書けますし生徒・保護者も変更を提案できます（載るのは先生が承認したもの）。 見出しごとに自動で目次がつき、直した履歴が残ります。

一から書かなくても、教室のサイトのURLや配布資料（PDF・画像）があればそのデータからAIが草案を作ります。載せる情報はオーナーか先生が中身を確かめて「Wikiに適用」を押したものだけです。教室のチャットとお知らせからも、AIが毎日「Wikiに足しては？」と提案し、先生が承認したものだけが載ります。

生徒・保護者はAI に質問からいつでも聞けます。AIは教室のWiki・お知らせ・連絡帳（とT-Recsの使い方ガイド）に書いてある情報から出典を添えて答えます。夜に届いた質問も先生が起きるのを待たずにAIが返答します。

生徒・保護者からすると「明日の持ち物を準備したいのにもう夜遅いから聞けない」といった困りごとが減ります。

教室の記録に当たるものが無いときもあります。その場合は、確かな情報が見つからなかったと伝え、オーナーに問い合わせるよう案内します。記録に無いことをAIが勝手な判断で答えないよう指示しています。Wikiの情報には最終更新日を添え、最新かどうかを確かめるよう伝えます。AIが教室の決めごとを作ったり、どちらが正しいかを決めたりはしません。

公開したWikiのページは入会前の保護者も教室の公開ページから読めます。見学の前に聞かれることをそこに置いておけます。

向かない場合・前提

AIを使うには教室でAIを有効にし、使う人がそれぞれAIの利用に同意する必要があります。AIを有効にした教室に新しく入るにはこの同意が要ります。チャットやお知らせからの毎日の提案は教室の設定だけでなく、オーナー個人のアカウントがAIの利用に同意していないと動きません。

AIの回答には月ごとにポイント枠があります。数はプランで違い、現在はFreeが教室ごとに月50ポイント（標準モデルのみ）、Standardが月 生徒数×20ポイント、Premiumが月 生徒数×40ポイントです（モデルを選べるプランでは、モデルによって1回の消費が違います）。この数がトップページの料金欄と違うときは、トップページのほうが正しい値です。

誰がどの質問を書いたかはオーナーにはわかりません。AIが答えられなかった質問は、誰からという情報を外してWikiへの追記依頼として先生に届きます。

Wikiに書くことは教室側の作業です。取り込みやAIの提案は草案までで、それを載せるかどうかはオーナーか先生が決めます。公開Wikiは教室が公開にしたページだけで、デフォルトは非公開です。

なぜ、答えが教室に残ることを大事にしているか

「この件はこう決めている」といった内容が先生の頭の中だけにあるうちは、先生が替わるたびに答えも替わります。T-Recsは教室の決めごとが教室のものとして残り、誰が答えても同じになる形を目指しています。