入会申込の紙をやめたい ― 申込は教室のページで受け付ける

困りごと: 紙の申込書のどこが重いのか

重いのは、書いてもらうことより、その後の書き写しです。申込書の内容を名簿に移し、連絡先を携帯電話に登録し、月謝の管理表に一行足す。同じ内容を何度も手で写すので、写し間違いが起きても気づきにくくなります。

受け渡しにも手間がかかります。書類を渡し忘れたり、持ち帰ったまま戻ってこなかったりすると、入会の手続きそのものが止まります。夜や休みの日に申し込みたい保護者も、教室が開いている時間まで待つことになります。

そして、どの家庭がいつ入会したのかは、先生の手元の書類と記憶にしかありません。担当が替わったとき、どこに何があるのかをたどる手がかりが残りません。

いまどうしているか

多くの教室では、紙の申込書を手渡しするか、ホームページに申込書の書式を置いて印刷してもらっています。申込フォームのサービスを使って受け付けている教室もありますが、その場合も、届いた内容を名簿や連絡網に移す作業は先生の手元に残ります。

受け付けたあとの連絡も、電話や LINE で個別に返していることが多く、誰に何を返したかは、やりとりの中に散らばります。

T-Recs だとどうなるか

教室の紹介ページには「参加を申し込む」のボタンがあり、保護者はそこから申込フォームを開きます。T-Recs のアカウントを先に作る必要はありません。入力するのは、メールアドレスとパスワード、家庭の名前、生徒の名前と生まれた年月で、教室へのひとことは任意です。送る前にロボットでないことの確認があります。AI 機能を使う教室では、AI 利用同意書への同意もこのフォームでお願いしていて、同意がないと送れません。紹介ページを公開する前でも、申込フォームのアドレスを直接伝えれば受け付けられます。

生年月から未成年と分かる申込では、保護者であることの宣誓がないと送れません。大人の方がご自身の習い事として申し込むときは、保護者の宣誓の欄は出ず、「この生徒は私本人です」を選んで本人として申し込めます。

申込が届くと、オーナーにメールでお知らせが届きます（通知設定で止めることもできます）。オーナーは申込の一覧で内容を確かめ、承認か却下を選びます。承認すると、家庭・生徒・在籍の登録がその場でできあがります。そのメールアドレスでまだ T-Recs を使っていなければ保護者のアカウントもこのときにでき、すでに使っていれば、そのアカウントに教室が加わります。どちらの場合も、保護者には承認のメールが届きます。名簿へ書き写す作業はありません。ただし、ご利用中のプランの在籍人数の上限に達しているときや、申込のあとに AI 利用同意書の版が改まったときは承認できず、その理由を承認の画面でお知らせします。

承認のあと、保護者は申込のときのメールアドレスとパスワードでログインし、利用規約などへの同意を済ませると、教室の連絡帳やチャットを使い始められます。緊急連絡先は、保護者が家庭設定で登録します。教室が入会金を設定していれば、承認と同時にその家庭あての入会金の請求が一度だけ自動で作られ、保護者はカードで支払います。

向かない場合と、知っておいてほしいこと

申込には 7 日の期限があります。届いてから 7 日を過ぎても承認も却下もしないと、申込は期限切れになり、保護者はもう一度申し込み直すことになります。保護者への受け取りのメールには、7 日を過ぎると取り消されることが書かれていますが、期限切れになったときに保護者へ知らせるメールはありません。オーナーの画面やお知らせのメールにも、いまは期限の案内が出ません。届いたら早めに開いてください。

公開ページから届いた申込を却下するとき、却下の理由は添えられません。保護者には却下のメールだけが届くので、理由を伝えたいときは教室から連絡してください。

月謝の自動引落は、承認と同時には始まりません。教室が月謝の集金を使っている場合、承認のあと保護者が自分の画面でカードを登録し、月謝引落を開始する操作をすると、翌月から引落が始まります。承認したら、保護者にカードの登録をお願いしておく形になります。

申込フォームは、紙の申込書を保管しておく代わりにはなりません。申込のひとことは申込から 14 日で消え、残るのは承認でできた家庭と生徒（名前と生年月）の登録と入会日です。また、フォームは住所や電話番号、健康に関する情報を集めません。これらを入会時に書面で確かめたい教室は、別に用意していただく形になります。

申込フォームは、入力されたメールアドレスが本人のものかを確かめるメールは送りません。すでに T-Recs を使っているメールアドレスで届いた申込を承認すると、そのアカウントに家庭と生徒が加わります。見覚えのない申込が届いたときは、承認する前に教室から確かめてください。

なぜ、申込の時点から教室に残すのか

入会は、家庭と教室の関係のはじまりです。その最初の記録が先生の手元の書類にしかないと、担当が替わったときや、あとで確かめたいことが出たときに、たどる先がありません。T-Recs に残るのは、承認でできた家庭・生徒・在籍の登録と入会日です。T-Recs は、日々の運営がそのまま教室の記録として残る形を目指しています。入会の申込はその入口です。