教室オーナー向け
単発集金 (発表会費・教材費など) を集める
発表会の参加費や教材費など、月謝とは別の 1 回だけの集金を作り、保護者に支払ってもらうまでの手順です。
1. 集金口座を用意して「単発集金」を開く
単発集金を使うには、教室の集金口座 (Stripe) が必要です。口座が無いと、保護者の画面に支払いのボタンが出ず、集金のお知らせのメールも送られません。口座の登録は、本人確認まで済ませてから集金を作ってください。準備ができたら、教室メニューの「教室を運営する」にある「単発集金」を開きます。教室メニューの「お金の設定」を開いた画面にある、「単発集金」のタブからも開けます。この画面を開けるのはオーナーだけです。
2. 種別を選ぶ
「＋ 新しい集金を作る」で、まず種別を「イベント参加費」「その他」「入会金」から選びます。発表会・合宿・教材費などは「イベント参加費」か「その他」を選びます。「入会金」を選ぶと、保護者が参加しているすべての家庭に、1 家庭につき 1 回請求します。受付中の間は、後から入会した家庭にも請求されます。新しく入る家庭だけに入会金を請求したいときは、この種別を使わず、「お金の設定」の「月謝・入会金」で入会金の額を設定します。設定しておくと、入会した時に自動で請求されます。ただし、種別「入会金」の集金を一度作ると、それより後に入会した家庭には、設定した入会金が自動では請求されなくなります。その集金の受付を終了しても、取りやめても、元には戻りません。
3. 請求する相手と、金額の数え方を選ぶ
「イベント参加費」と「その他」では、請求する相手を「全員」か「生徒を選ぶ」から選びます。「生徒を選ぶ」では、発表会に出る生徒や合宿に行く生徒だけを選べます。次に、金額の数え方を選びます。「1 家庭あたり」は兄弟が何人いても 1 回分、「生徒 1 人あたり」は人数分を請求します。「全員」と「1 家庭あたり」の組み合わせは、後から入会した家庭にも請求されます。「全員」と「生徒 1 人あたり」の組み合わせは、作った時に在籍している生徒が対象で、後から入会した生徒は入りません。在籍している生徒には、体験中と休会中の生徒も含まれます。保護者が教室に参加していない家庭には請求されません。
4. タイトル・金額・支払期限を入れて作成する
タイトル、説明 (任意)、金額 (税込、100 円〜1,000,000 円)、支払期限 (任意) を入れます。金額を入れると、T-Recs の利用料と教室の受け取り額がその場に表示されます。「イベント参加費」と「その他」では、請求する家庭の数と合計の金額も表示されるので、確かめてから「集金を作成する」を押します。押すと受付が始まります。作った後は、タイトル・金額・支払期限をこの画面から変えられません。間違えたときは、保護者が支払う前に「取りやめる」で取りやめて、作り直してください。
5. 保護者にお知らせが届く
集金を作ると、支払いができる保護者に「集金のご案内」のメールが届きます。届くのは作成から 5〜10 分ほど後です。メールにはタイトルや金額は載らず、保護者は T-Recs にログインして内容を確かめます。このメールは、保護者の通知の設定に関わらず届きます。保護者の教室のホームにも、お支払いがまだの集金として表示されます。集金を作った後に入会した家庭には、このメールは届きません (ホームには表示されます)。「連絡のみ」で参加している方には、お知らせは届かず、支払いもできません。
6. 保護者が支払う
保護者は支払い画面で金額を確かめ、「Stripe で支払う」を押して、クレジットカードで支払います。支払いが済むと、保護者が決済画面で入力したメールアドレスに、領収書のメールが届きます。
カード番号などの入力は、決済代行サービス (Stripe) の画面で行います。カード情報は T-Recs には保存されません。
7. 支払い状況を確かめ、未払いの家庭に督促する
一覧の「支払い状況を見る」で、支払い済みの家庭と未払いの家庭を確かめられます。支払期限を過ぎても、督促のメールは自動では送られません。知らせたいときは「未払いの家庭に督促メールを送る」を押します。未払いの家庭の保護者に、タイトル・金額・支払期限と、支払い画面へのリンクが入った「お支払いのお願い」のメールが届きます。家庭設定で「月謝の支払い遅延等のお知らせメールを受信する」を外している保護者と、「連絡のみ」の方には届きません。
8. 対象の生徒を後から変える
受付中の集金は、「対象の生徒を変える」を押して生徒を足したり外したりし、「変更を保存する」を押すと対象が変わります。「全員」と「1 家庭あたり」の組み合わせで作った集金と、入会金の集金には、このボタンは出ません。足した生徒の家庭にも、集金のご案内のメールが届きます (すでに届いている保護者には送られません)。支払いの手続きを始めた家庭 (決済画面を開いた家庭と、支払い済みの家庭) の生徒は変えられません。支払い済みの家庭に追加で請求したいときは、別の集金を作ります。
9. 受付を終了する
支払期限を過ぎても、集金は自動では締め切られません。これ以上受け付けないときは「受付を終了する」を押します。支払い済みの家庭の記録は残り、未払いの家庭は支払えなくなります。受付を終了した後は、受付中に戻すことも、取りやめることもできません。
10. 取りやめる
集金そのものをやめるときは、受付中の間に「取りやめる」を押します。保護者のホームと支払い画面には、支払い済みの家庭も含めて表示されなくなります。オーナーの画面でも、その集金の支払い状況を見られなくなります。取りやめた集金を元に戻す操作はありません。取りやめても、支払い済みの家庭への返金は自動では行われません。教室の画面に返金の操作は無いので、返金が必要なときは T-Recs のサポートにご相談ください。支払い済みの家庭がある集金を取りやめるときは、先に「支払い状況を見る」で支払い済みの家庭を控えておいてください。