振替の連絡を LINE で回すのをやめたい ― 空き枠は保護者が選ぶ

困りごと: 振替の連絡のどこが重いのか

重いのは振替そのものではなく、その前後の往復です。休みの連絡を受けて、空いている回を調べ、候補を返し、返事を待ち、決まったら講師にも伝える。一件ごとは小さくても、レッスンの合間にこれが積み重なります。

定員の管理も先生の頭の中にあります。どの回にあと何人入れるかを覚えていないと返事ができず、覚え違いがあると当日に人が溢れることがあります。

そして、誰といつ何を決めたかは、LINE のトークの中に散らばります。あとから探せず、担当が替わると経緯が分からなくなり、「言った・言わない」の種になりえます。

いまどうしているか

多くの教室では、LINE の個別トークやグループで休みと振替のやりとりをし、予定は紙のカレンダーや表計算ソフト（エクセルなど）に書き写しています。連絡と予定表が別の場所にあるので、書き写し忘れがそのまま食い違いになります。

予約アプリの中には、新規のお客さまが外から予約するための仕組みが中心で、在籍している生徒の振替を定員と一緒に扱う形になっていないものもあります。その場合、在籍している生徒の振替は別の手段で続けることになります。

T-Recs だとどうなるか

教室は、レッスンの回を定員つきで作ります。保護者は自分の画面で回ごとの空きを見て、予約や取消をします。定員に達した回や、もう始まった回は選べません。

振替も保護者が選びます。元の予約と振替先の回を指定すると、その場で振り替わります。振替先の候補に出るのは空きのある回だけなので、先生が空きを調べて返していた往復を、保護者の操作に置き換えられます。

教室の設定で「振替はオーナーの承認制にする」を ON にすると、振替は申請になります。承認されるまで、保護者の画面では元の予約がそのまま残ります。オーナーが一覧で承認するか、必要なら理由を添えて却下します。

承認すると、申請した保護者へ通知が届きます。届く先は、保護者が家庭設定で登録した緊急連絡先（LINE かメール）です。緊急連絡先を登録していないご家庭には届かないので、承認制にする教室は、保護者に緊急連絡先の登録をお願いしておく形になります。LINE に届けるには保護者側で LINE 連携が要り、LINE が使えないときはメールに届きます。

振替を受けたくない回には、オーナーが「振替不可」を付けられます。開始した回の予約は振替できません。教室側は週間の予定で、回ごとの予約数と満席かどうかを見られます。

予約と振替は、保護者の操作として教室の記録に残ります。承認制にした教室では、申請と承認・却下の一覧をあとから見返せます。保護者も、予約していた回と休講になった回を月ごとに振り返れます。

向かない場合と、知っておいてほしいこと

却下したときは、いまは自動では保護者に伝わりません。保護者の画面には、申請が承認待ちなのか却下されたのかは表示されず、元の予約がそのまま残って見えます。却下の理由は教室側の一覧に残りますが、保護者へは教室から伝えていただく形です。

外部からの新規予約は受け付けません。予約と振替は、教室に在籍している生徒の保護者が行うものです。新しいお客さまの体験予約を集めたい場合は、別の仕組みが向いています。

LINE をやめる必要はありません。やめられるのは、先生が LINE の往復をさばくことです。緊急連絡先の通知先には LINE を選べます（保護者側で LINE 連携が要ります）。

なぜ、決めたことが教室に残ることを大事にしているか

振替のやりとりは、教室で一番多い「決めごと」です。それが個人のトークに沈んだままだと、先生が交代したときに経緯ごと消え、食い違いが起きたときに確かめる先がありません。T-Recs は、日々の連絡がそのまま教室の記録として残る形を目指しています。振替はその一番手前にあります。